Maîtriser la préparation d'un budget: comment éviter les principales erreurs financières.

Est-ce que ça vous est déjà arrivé?

Vous venez tout juste d’obtenir la subvention tant espérée, toute votre équipe est sur un « high ». Après quelques tapes dans le dos et des félicitations, vous ouvrez la convention, parcourez les livrables et comparez avec le budget approuvé.

Et là, c’est le choc.

Les objectifs sont beaucoup trop ambitieux par rapport au budget proposé. Des éléments clés manquent. Le temps du personnel est sous-estimé. Aucune enveloppe n’est prévue pour l’évaluation du programme ou pour l’audit.

Vous vous demandez : Qui a bien pu écrire ça ? Comment ont-ils pu faire ça à votre équipe ?

Et puis… vous vous rappelez.

C’est vous qui avez rédigé cette proposition… à la dernière minute, entre deux réunions, la veille de la date limite !!  

Sous-estimer les coûts réels : une erreur qui nuit à la santé de l'organisation

Si cela vous est arrivé, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul·e ! Sous-estimer les coûts réels de la mise en œuvre d’un projet ou d’un programme est une des erreurs les plus fréquentes, tant chez les nouveaux managers que chez les leaders plus expérimentés. 

Cela peut arriver à tout moment dans votre carrière, et les conséquences peuvent être lourdes pour votre équipe et votre organisation. Avancer avec un plan sous-financé et ne pas pouvoir livrer les résultats risque de nuire à la crédibilité de votre organisme auprès des bailleurs de fonds. Pire encore, des attentes irréalistes peuvent démotiver votre équipe et la pousser au-delà de ses limites. 

Bien sûr, vous pouvez tenter des ajustements, revoir les résultats pour les aligner avec le budget ou négocier un supplément avec le bailleur de fonds. Ces solutions sont utiles, mais elles restent réactives et imparfaites.

Alors, comment éviter cette erreur dès le départ ? Comment mieux estimer les vrais coûts d’un projet avant d’envoyer la proposition ?

On rencontre cinq erreurs fréquentes dans l’élaboration d’un budget pour les OBNLs. 

#1- Sous-estimer le temps du personnel au-delà de la simple prestation de service

Réaliser un projet, c’est bien plus que le temps passé directement sur les activités. Qu’en est-il du temps consacré à la coordination en amont et en aval, aux réunions d’équipe, à la collecte des données pour l’évaluation, aux rapports à fournir aux bailleurs de fonds ? Avez-vous calculé les nombreuses heures nécessaires pour intégrer un·e nouveau·elle collaborateur·trice, encadrer votre équipe ou coordonner avec les partenaires impliqués ?

Lors de la préparation du budget, prenez le temps de considérer chaque aspect de l’engagement de votre équipe : coordination, mentorat, prestation de services, construction de partenariats, évaluation et rapports.

#2- Oublier les fonds nécessaires à la collaboration interdépartementale

La majorité des projets nécessitent l’implication d’autres départements de votre organisation. Par exemple, vous aurez probablement besoin de travailler avec l’équipe des communications pour promouvoir le projet ou finaliser la mise en page du rapport au bailleur de fonds. Pour l’intégration d’un nouveau membre dans votre équipe, quels départements doivent être impliqués et comment leur temps est-il pris en compte dans la proposition ?

Pensez aussi au soutien administratif, aux ressources humaines et à la finance. Discutez avec les équipes concernées pour obtenir une bonne estimation du temps qu’elles consacreront au projet afin d’en garantir le succès.

#3 - Sous-estimer l’importance de l’évaluation et du suivi des résultats

Dans le secteur associatif, mesurer l’impact est essentiel, car notre succès ne se compte pas en marge de profit ! C’est pourquoi investir dans la collecte de données, l’évaluation et l’apprentissage est indispensable.

De nombreuses subventions exigent le suivi des résultats, mais le temps (ou les outils) nécessaires pour collecter les données, ainsi que l’aide externe pour leur analyse, sont souvent insuffisamment budgétés. Une erreur courante est de définir des indicateurs de performance sans prévoir d’heures dédiées ou de soutien technique pour assurer le suivi.

Veillez à intégrer le temps du personnel consacré au développement du projet ainsi que l’aide d’un consultant externe pour le suivi et l’évaluation, si nécessaire.

#4 Oublier certains coûts opérationnels

Enfin, certains coûts opérationnels sont souvent oubliés lorsque nous établissons un budget. Par exemple, vous organisez 10 ateliers en présentiel, mais vous n’avez pas prévu le budget pour la nourriture, le matériel ou les déplacements des animateurs. Voici quelques catégories souvent sous-estimées :

• Coûts informatiques : abonnements à de nouveaux logiciels ou renouvellements annuels oubliés.

• Frais de déplacement : souvent mal anticipés, notamment à cause de l’incertitude sur les personnes qui feront les déplacements et leur point de départ. Sans oublier la forte hausse récente des tarifs hôteliers.

• Honoraires des consultants : tout comme les salariés, les consultants subissent l’inflation et doivent augmenter leurs coûts. Une erreur fréquente est de se baser sur de vieux devis de consultant pour estimer ces coûts

Pour éviter ces erreurs coûteuses, dressez une liste des coûts opérationnels à inclure systématiquement dans chaque proposition et prévoyez une certaine flexibilité dans votre budget.

#5 Ne pas prévoir de marge de manœuvre et de contingence

Avec l’inflation et la volatilité des prix que nous connaissons, il est crucial d’intégrer une marge de manœuvre financière dans les budgets. Trop souvent, nous sous-estimons nos coûts opérationnels et n’incluons pas de réserve pour pallier les imprévus. Sans une ligne de contingence de 5 à 10 %, votre équipe se retrouve démunie.

Quelques exemples d’imprévus :

• Votre lieu d’événement n’est plus disponible et vous devez réserver en urgence un espace plus coûteux.

• Votre consultant habituel en suivi-évaluation est surchargé, et vous devez engager quelqu’un de nouveau, plus onéreux, avec lequel vous allez devoir passer plus de temps pour qu’il ou qu’elle puisse comprendre votre projet de fond en comble. 

  
  

Comment intégrer de la flexibilité dans votre budget sans alerter les bailleurs de fonds ?

Commencez par ajuster certains postes clés (salaires, honoraires de consultants, déplacements) en fonction de l’inflation récente ou de l’augmentation des tarifs. Par exemple, si vous aviez budgété 800 $/jour pour un consultant l’an dernier, passez à 880 $ pour refléter l’inflation.

Soyez transparent et précisez ce calcul dans la description du poste budgétaire. Ensuite, de nombreux bailleurs de fonds autorisent des frais indirects ou administratifs (souvent plafonnés à 10–15 %). Vous pouvez utiliser cette ligne pour couvrir le soutien interdépartemental et la contingence sans entrer dans trop de détails.

Enfin, expliquez votre démarche dans la note accompagnant le budget. Vous ne gonflez pas le budget ou ne manipulez pas les chiffres : avec transparence, vous construisez un projet capable de réussir dans des conditions réelles.